Care sunt cele mai frecvente probleme privind gestionarea timpului. Cum le puteţi evita?

Gestionarea timpului implică o planificare semnificativă a timpului nostru, astfel încât să ne concentrăm asupra a ceea ce este important pentru noi.
Gestionarea timpului implică o planificare semnificativă a timpului nostru, astfel încât să ne concentrăm asupra a ceea ce este important pentru noi. (Foto: Pexels.com)

Cu toţii avem un număr limitat de ore pe zi pentru a ne îndeplini sarcinile. Dar de ce avem mereu impresia că avem atât de multe de făcut, şi atât de puţin timp?

Atunci când ne gândim cum să ne gestionăm mai bine timpul, probabil că ne amintim cât de mult pierdem. Deşi este important să menţinem controlul asupra activităţilor care ne distrag atenţia, cum ar fi navigarea pe reţelele de socializare, o mai bună gestionare a timpului este legată de concentrare şi motivaţie.

De fapt, ar putea fi mai util să ne gândim la gestionarea timpului ca la gestionarea atenţiei. Apoi, să ne gândim la modul în care ne putem îndrepta atenţia şi energia către proiectele şi persoanele care necesită cea mai mare prioritate.

Care este cauza gestionării deficitare a timpului?

Faptul că nu avem niciodată suficient timp pentru a finaliza sarcinile importante înseamnă că, probabil, nu respectăm termenele şi obiectivele. Nu doar atât, dar niciunei persoane nu-i place sentimentul că abia reuşeşte să fie la curent cu e-mailurile, ca să nu mai vorbim de proiecte mai mari.

Atunci când simţim că nu avem control asupra activităţii noastre, nivelul de stres creşte şi putem ajunge să ne epuizăm. Acest lucru ne poate afecta negativ motivaţia şi sentimentul de realizare.

Care sunt cele mai frecvente 10 greşeli pe care le fac oamenii în ceea ce priveşte managementul timpului?

Totul începe prin conştientizare. Greşeli tipice de gestionare a timpului pe care trebuie să le evităm:

1. Nu vă faceţi timp pentru a stabili priorităţile. Păstraţi un bileţel pe biroul dumneavoastră sau pe măsuţa de lucru, sau undeva la vedere, într-un loc uşor accesibil, şi menţionaţi pe acest bileţel primele trei lucruri care trebuie să fie făcute. Chiar dacă aveţi alte sarcini urgente care apar în timpul zilei, reveniţi la primele trei elemente de pe bileţel.

2. Aveţi prea multe de făcut. Obiectivele dumneavoastră vi se par în mod constant de neatins? Poate că este timpul să recunoaşteţi că volumul dumneavoastră de muncă este prea mare. Nu vă angajaţi în mai mult lucruri decât puteţi face faţă şi refuzaţi politicos noile sarcini - oamenii vor înţelege.

3. Nu vă folosiţi calendarul pentru a vă programa munca în profunzime. Rezervaţi-vă reprize de timp pentru a realiza munca de mare prioritate, punând-o în calendar.

4. Începeţi ziua cu sarcini cu o prioritate scăzută. Începeţi cu activitatea care are nevoie de toată atenţia dumneavoastră. Acestea sunt sarcini de înaltă prioritate care necesită o gândire strategică.

5. Nu cunoaşteţi diferenţa dintre urgent şi important. Începeţi mai întâi cu sarcinile urgente, apoi cu cele importante.

6. Credeţi că puteţi face mai multe lucruri în acelaşi timp. Acesta este un mit - creierul nostru nu este programat să facă două lucruri în acelaşi timp. Nu faceţi multitasking, ci de fapt faceţi câte un singur lucru odată, în succesiune rapidă. Atunci când schimbaţi sarcinile în acest fel, vă diminuaţi capacitatea cognitivă şi IQ-ul. Încetiniţi şi acordaţi creierului dumneavoastră timp pentru a intra în fluxul de lucru profund.

7. Nu faceţi planuri pentru ziua următoare. În timp ce vă încheiaţi ziua, gândiţi-vă la cele mai importante trei lucruri pentru ziua următoare. Când sunteţi mai bine pregătit pentru ceea ce urmează, acest lucru vă poate ajuta să rămâneţi motivat.

8. Nu aveţi obiective pe termen lung şi pe termen scurt. Ştiind ce trebuie să faceţi în următoarele câteva zile faţă de câteva luni vă poate ajuta să rămâneţi concentrat pe ziua de astăzi. Aceasta vă oferă o mentalitate mai bună pentru a planifica în avans şi pentru a şti ce trebuie să realizaţi mai întâi.

9. Vă străduiţi să munciţi, fără a vă acorda pauze. Dacă staţi la birou timp de cinci ore fără o pauză, vă împiedicaţi capacitatea de a gândi mai creativ. Setaţi o alarmă pe telefon pentru a lua pauze regulate.

10. Permiteţi ca distracţiile să preia controlul. Reţelele de socializare, e-mailurile şi mesajele text pot fi cu uşurinţă un mare consumator de timp. Rămâneţi concentrat asupra sarcinilor, prin dezactivarea notificărilor şi stabilirea unui program pentru când să le verificaţi.

Care sunt cei mai importanţi trei factori de pierdere a timpului?

Există nenumărate moduri de a pierde timpul, dar, potrivit unui sondaj din 2022 despre pierderile de timp la locul de muncă realizat de software-ul de gestionare a proiectelor TeamStage, cele mai importante sunt următoarele:

- Verificarea constantă a e-mailurilor. Un raport distinct a arătat că 31% dintre respondenţi au folosit notificările pentru a verifica e-mailurile imediat ce acestea au fost primite. Luaţi în considerare posibilitatea de a vă grupa e-mailurile, de exemplu o dată la fiecare oră, pentru a diminua întreruperile.

- Întâlniri inutile. Cu toţii am participat la întâlniri cu valoare redusă. Angajatul mediu petrece 21,5 ore în şedinţe în fiecare săptămână şi 62 de şedinţe în fiecare lună. A avea o agendă şi obiective pentru fiecare şedinţă în parte poate ajuta la reducerea şedinţelor inutile.

- Reţelele de socializare. Cu excepţia cazului în care locul de muncă o cere, dezactivaţi alertele de social media şi stabiliţi momente în care le puteţi verifica.

Cum rezolvaţi problemele în ceea ce priveşte gestionarea timpului?

Nu există o soluţie magică care să vă rezolve instantaneu problemele de gestionare a timpului. Totul începe cu obiceiurile dumneavoastră şi cu identificarea a ceea ce trebuie schimbat, de aceea este important să înţelegeţi care sunt cele mai mari greşeli şi care sunt cauzele când pierdeţi cel mai mult timp.

Schimbarea nu vine uşor, dar cu intenţie şi consecvenţă, se poate întâmpla. Începeţi-vă ziua cu cele trei lucruri pe care trebuie să le faceţi şi alocaţi timp în calendar pentru a le face. Când începeţi să acordaţi acest tip de atenţie priorităţilor dumneavoastră, s-ar putea să vă simţiţi mai determinat să le finalizaţi.

De asemenea, cu această ocazie veţi începe să înţelegeţi de cât timp anume aveţi nevoie pentru a finaliza anumite sarcini şi proiecte. Testaţi în mod constant ceea ce funcţionează şi faceţi ajustări pentru a rafina şi îmbunătăţi aceste metode, în acelaşi timp lăsând deoparte ceea ce nu vă foloseşte cu adevărat.

Care sunt cei trei factori care afectează abilităţile de gestionare a timpului?

Stabilirea priorităţilor, atitudinea şi comunicarea au un impact asupra concentrării şi energiei dumneavoastră.

Stabilirea priorităţilor începe cu ce trebuie să finalizaţi atât la nivel micro (zilnic), cât şi macro (trimestrial sau anual). Stabilirea obiectivelor este, de asemenea, o parte a prioritizării. Gândiţi-vă unde doriţi să fiţi în următorul an sau în următorii câţiva ani. Stabilirea priorităţilor vă ajută să clarificaţi cu ce merită şi cu ce nu merită să vă folosiţi timpul dumneavoastră.

Atitudinea sau motivaţia pot face o diferenţă uriaşă în gestionarea timpului şi a atenţiei dumneavoastră. Un factor important de motivaţie este autonomia şi capacitatea de a lucra la proiecte interesante. Acestea sunt cele care stârnesc cel mai probabil creativitatea şi bucuria. O modalitate excelentă de a rămâne motivat este să acordaţi prioritate proiectelor captivante imediat după cele mai plictisitoare, pentru a vă oferi ceva care să vă facă să aşteptaţi cu nerăbdare.

Comunicarea eficientă nu se rezumă doar la mesaje, întâlniri şi e-mailuri. Gândiţi-vă că este vorba de implicarea cu ceilalţi şi de asigurarea unui nivel mai ridicat de înţelegere şi aliniere. Nu faceţi niciodată presupuneri, cereţi întotdeauna clarificări şi fiţi concis.

În loc să vă mulţumiţi cu un răspuns afirmativ din partea unui coleg de serviciu, faceţi un pas mai departe. Întrebaţi ce acţiuni trebuie întreprinse separat şi împreună, ca rezultat direct al conversaţiei. Acest lucru ajută la evitarea conversaţiilor repetate sau a angajării colegilor dumneavoastră în sarcini greşite.

Schimbarea necesită timp

Pe măsură ce adoptaţi noi obiceiuri pentru a vă gestiona mai bine concentrarea şi atenţia, aveţi răbdare, deoarece este nevoie de timp pentru a dezvolta abilităţi cu care nu sunteţi încă familiarizaţi. Prin consecvenţă şi prin testarea a ceea ce funcţionează şi a ceea ce nu funcţionează, s-ar putea să observaţi că nu mai sunteţi la fel de stresaţi sau că vă simţiţi mai stăpâni pe situaţie şi mai încrezători în viaţa de zi cu zi.

Renunţarea la pierderile de timp şi la distracţii în timp ce vă îmbunătăţiţi gestionarea timpului şi a atenţiei vă poate ajuta să vă maximizaţi impactul şi să vă atingeţi obiectivele.